Tingkatkan Produktifitas Usaha Dengan Email

Tingkatkan Produktifitas Usaha Dengan Email

Tidak dapat dipungkiri bahwa email adalah salah satu bagian yang cukup penting dalam komunikasi bisnis di internet. Walaupun di zaman sekarang sudah banyak layanan pesan instan seperti WhatsApp, LINE, BBM, Instagram Direct Message, atau Messenger, namun peran email dalam komunikasi formal belum bisa tergantikan oleh layanan pesan instan tersebut.

Seperti yang sudah kita ketahui, bahwa email adalah satu-satunya awal mula terjadinya komunikasi pengiriman dan penerimaan pesan di internet. Bahkan saat itu email mampu untuk menangani pengiriman yang belum bisa dilakukan oleh handphone.

Komunikasi dalam internet pada intinya adalah teks, gambar, video, dan file. Empat komponen tersebut sebenarnya mampu diwakilkan oleh layanan pesan instan, bahkan pesan instan mampu menghadirkan komunikasi yang lebih baik dari email. Tapi, kenapa email sampai detik ini masih saja digunakan oleh sebagian besar komunikasi formal di internet?

Bagi individu atau pengusaha profesional, menggunakan email adalah sebuah kewajiban ketika akan mengirim sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan. Bahkan, sistem penagihan pembayaran yang banyak dilakukan perusahaan dilakukan menggunakan email.

Lantas, apa yang menyebabkan email masih digunakan dalam produktifitas komunikasi formal?

Sistem Pengarsipan Pesan

Ketika terdapat pesan penting, terkadang seseorang lebih baik menyimpannya dalam email, apakah itu dalam draft, kotak masuk, atau pesan terkirim. Bagi sebagian orang, penyimpanan pesan penting dalam email lebih mudah untuk diakses dibanding menyimpannya dalam aplikasi pesan instan.

Dalam email juga terdapat fitur pencarian pesan, dimana Anda tidak akan kebingungan ketika mencari pesan yang telah lama tersimpan dalam email.

Menariknya, email selalu tersinkronasi secara real time. Bahasa sederhananya, apabila Anda menerima, mengirim, menyunting, atau menghapus sebuah pesan dalam email, maka aktifitas tersebut secara otomatis tersinkronasi dalam web dan mobile.

Email Memiliki Judul Pesan

Judul pesan adalah komponen yang paling utama dalam komunikasi email. Melalui judul pesan, seseorang dapat mengetahui menyimpulkan terlebih dahulu isi dari email sebelum benar-benar membukanya.

Judul pesan juga sangat efektif untuk aktifitas pemasaran melalui email. Riset dari berbagai ahli pemasaran di dunia mengatakan bahwa hampir 90% pemasaran yang dilakukan melalui email lebih menghasilkan penjualan dibanding dengan komunikasi lainnya.

Tampilan Isi Pesan Lebih Menarik

Isi pesan dalam email dapat diberi gaya oleh CSS (Cascading Style Sheet). Hal ini memungkinkan isi pesan dalam email menjadi interaktif.

Setiap bidang yang tampil dalam isi pesan email dapat diberi warna dan gambar yang membuat isi pesan lebih menarik untuk dilihat.

Biasanya para internet marketing yang menggunakan email untuk melakukan pemasaran pasti membuat gaya pada isi pesan agar penerima pesan lebih perhatian terhadap setiap objek yang ada dalam pesan tersebut.

Namun, apabila email hanya digunakan untuk komunikasi formal, Anda bisa membuat tampilan yang lebih sederhana tanpa harus menyertakan beragam gambar dan warna dalam isi email.

Alamat Email Lebih Mudah Di Hafal

Memiliki alamat email tentunya hampir persis seperti memiliki nomor handphone. Perbedaan yang sangat mencolok adalah; identifikasi alamat email adalah format teks, sementara identifikasi nomor handphone adalah format nomor.

Keduanya sama-sama identitas, namun memiliki perbedaan yang sangat signifikan. Salah satu perbedaannya, alamat email lebih mudah diingat dibanding dengan nomor handphone. Namun, di sini juga ada pengecualian lain. Maksud dari alamat email yang mudah diingat adalah alamat email yang singkat. Contoh, alamat email saya adalah zapra@me.com. Siapapun yang pertama kali membaca email saya pasti tidak sulit untuk melupakan ejaan hurufnya yang singkat.

Berbeda lagi kasusnya jika alamat emailnya adalah zapra2910@gmail.com atau zapra6821@yahoo.com. Selain ejaannya kurang nikmat dipandang, orang lain yang pertama kali membacanya pun akan sulit melakukan pengejaan untuk kedua kalinya.

Selain dari itu, alamat email yang singkat memiliki tampilan baik dalam kartu nama, atau media cetak lainnya.

Oleh karena itu, miliki alamat email yang singkat agar orang lain lebih mudah ketika akan menjalin komunikasi dengan Anda melalui email.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *